Fehlermanagement – der richtige Umgang mit Fehlern

Fehler sind ein fester Bestandteil jedes Unternehmens. Entscheidend ist der Umgang mit ihnen.

Noch immer werden in Unternehmen Fehler angeprangert, klar definiert, wer Schuld hat, eine Unternehmenskultur gelebt, die nach Schuldigen sucht und die Angst der Mitarbeiter:innen vor Sanktionen schürt. Und damit Fehler produziert. Denn Fehler sind ein fester Bestandteil jedes Unternehmens. Entscheidend ist der Umgang mit ihnen. Daher macht es Sinn, im Unternehmen ein Fehlermanagement zu etablieren, das es möglich macht, aus Fehlern zu lernen und vorbeugende Maßnahmen zu treffen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Fehlermanagement setzt beim Erkennen der Fehlerquellen an

In allen Bereichen eines Unternehmens werden Fehler gemacht, aus unterschiedlichen Gründen. Eine der Hauptfehlerquellen ist fehlende Kommunikation: Führungskräfte formulieren die Aufgabenstellung nicht klar und unmissverständlich, oder es werden Informationen fehlerhaft oder nicht weitergegeben, was gleichermaßen für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gilt.

Manchmal ist es Personalmangel, der sorgfältiges und zeitintensives Arbeiten einfach unmöglich macht. Hinzu kommen eine unzureichende Qualifikation oder eine fehlende Einarbeitung von Mitarbeiter:innen, die deshalb keine Chance haben, die an sie gestellten Aufgaben fehlerfrei zu erledigen. Auch wenn dieser Umstand oftmals vernachlässigt wird: Erfolgreiche Mitarbeiterführung setzt voraus, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter:innen sowie ihre Persönlichkeit und Leistungsfähigkeit kennen. Nur dann können sie gezielt eingesetzt werden und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Stattdessen gibt es Mitarbeiter:innen, die unterfordert sind und aus Langeweile Fehler machen. Gleiches gilt für Mitarbeiter:innen, die überfordert sind. Immer häufiger müssen Mitarbeiter:innen im Rahmen der Prozessoptimierung ihre ehemals interessanten und abwechslungsreiche Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten abgeben. Was übrig bleibt, sind monotone und auf ein Aufgabengebiet beschränkte Arbeitsabläufe, die routiniert abgewickelt werden – auch das ist eine Quelle für wachsendes Fehlerpotenzial.

An dieser Stelle wird deutlich: Alle diese Fehlerquellen ließen sich vermeiden und vieles steht und fällt mit der Einstellung einer Führungskraft in Bezug auf die Mitarbeiter:innen und den Umgang mit Fehlern.

Produktives Fehlermanagement erfordert eine andere Sichtweise auf Fehler

Was in anderen Bereichen längst bekannt ist, wird in Unternehmen noch immer nicht gewinnbringend genutzt. „Aus Erfahrung wird man klug“ oder „Erfahrung sammelt man, indem man Fehler macht“ sind gängige Weisheiten, die Sie alle kennen. Tatsächlich sind Fehler in weiten Teilen der Gesellschaft negativ behaftet. Wer Fehler macht, muss oftmals negative Konsequenzen tragen, während Fehlerlosigkeit belohnt wird. Und so ist die Einstellung zu Fehlern abhängig vom jeweiligen Lern- und Arbeitsumfeld ebenso wie vom familiären und kulturellen Umfeld. Während die einen diesem Gesellschaftsbild anhaften, begreifen andere Fehler als Chance, sich weiterzuentwickeln. Hier ist ein Ansatzpunkt, wenn es darum geht, ein Fehlermanagement zu etablieren und es zum Erfolgsmotor eines Unternehmens werden zu lassen.

Fehler managen – der Weg zu einem produktiven Fehlermanagement

Akzeptieren Sie Fehler als das, was sie sind: ein fester Bestandteil im Unternehmen. Natürlich können sie Folgen von großer Tragweite nach sich ziehen. Doch hier geht es zunächst um den Umgang mit Fehlern in einem Unternehmen an sich und darum, ob sie offen kommuniziert oder unter den Teppich gekehrt werden, ob ein Schuldiger gesucht wird, der als Buhmann an den Pranger gestellt wird. Positives Fehlermanagement fängt deshalb mit einer veränderten Einstellung zu Fehlern an.

Wie positives Fehlermanagement gelingt – hier sind die wichtigsten Punkte im Überblick:

1. Es gilt der Grundsatz: Jeder darf Fehler machen

Beim Fehlermanagement geht es zunächst darum, Mitarbeiter:innen die Angst vor Fehlern nehmen. Dies geschieht durch einen offenen Umgang mit Fehlern und durch den Verzicht auf emotionale Schuldzuweisungen. Grundsätzlich sollten Sie den Verursacher eines Fehlers nicht öffentlich bloßstellen, sondern mit ihm ein Vieraugengespräch führen. Insoweit hat das Fehlermanagement das Ziel, den positiven Umgang mit Fehlern zu einem festen Bestandteil der Mitarbeiterführung werden zu lassen.

2. Eingestehen von Fehlern

Wer will schon zugeben, dass er einen Fehler gemacht hat? Insoweit ist das Eingestehen von Fehlern für viele Menschen ein großes Problem, und zwar in allen Lebensbereichen. Hier sind Sie als Vorgesetzte(r) besonders gefordert. Denn von Ihnen hängt es ab, wie offen die Kommunikation in Ihrem Verantwortungsbereich ist. Sie können eine offene Kommunikation fördern, die allerdings nicht erst beim Eingestehen von Fehlern beginnt. Offen kommunizieren konzentriert sich auf alle Arbeitsbereiche. Insoweit handelt es sich um eine Grundsatzentscheidung. Im Zusammenhang mit dem Fehlermanagement sollten Sie Fehlereingeständnisse von Mitarbeiter:innen honorieren. Dies geschieht dadurch, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Chance einräumen, ein offenes Gespräch mit Ihnen zu führen, in dem Sie Verständnis zeigen.

3. Die Vorbildfunktion einer Führungskraft

Als Führungskraft erfüllen Sie Ihre Vorbildfunktion gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen, indem auch Sie zugeben, nicht fehlerfrei zu sein. Zeigen Sie als Führungskraft Haltung, indem Sie nicht nur Verständnis zeigen, sondern Regeln aufstellen. Kommunizieren Sie, dass Fehler immer auch eine Chance sind. Wer einen Fehler macht, übernimmt die Verantwortung dafür. Dulden Sie deshalb nicht, dass Fehler auf andere abgewälzt werden. Viel wichtiger ist es, die Fehlerquelle zu beheben und das Problem zu lösen.

4. Feedback geben

Nicht immer ist sich ein(e) Mitarbeiterin bewusst, dass er einen Fehler gemacht hat. In diesen Fällen sollten Sie ihn darauf hinweisen und ihm ein Feedback geben. Bleiben Sie dabei sachlich und fair. Schärfere Kritik ist nur in den Fällen angebracht, in denen es sich um einen mehrfach wiederholten Fehler handelt, dessen Lösung bereits besprochen wurde.

5. Nach Lösungen suchen

Wichtig ist außerdem, nach Lösungen zu suchen und den Fehler zu beheben. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin mögliche Korrektur- und Präventionsmaßnahmen. Manchmal kann es sinnvoll sein, mehrere Mitarbeiter:innen oder die gesamte Abteilung in die Lösungssuche mit einzubeziehen, wenn es alle betrifft und für alle von Nutzen ist. Die Umsetzung der eingeleiteten Maßnahmen sollten Sie im Auge behalten, um zu prüfen, ob sie wirksam sind und eingehalten werden.

Erfolgreiches Fehlermanagement und seine positiven Auswirkungen auf Führungskräfte

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Sie als Führungskraft und auch das Unternehmen von einem funktionierenden Fehlermanagement profitieren. Konsequent durchgeführt wird es zu neuer Dynamik führen, und sie werden über die Kreativität Ihrer Mitarbeiter:innen überrascht sein, wenn es darum geht, Fehler zu korrigieren und auch Verbesserungsvorschläge zu machen. Das wirkt sich auch auf Ihr Image als Vorgesetzter und Arbeitgeber aus, auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit und auch auf die Kundenzufriedenheit mit dem Ergebnis, dass Ihre Marke gestärkt wird.