Kritisches Feedback-Gespräch führen

Tipps für das kritische Feedback-Gespräch mit Ihren Mitarbeitern.

Als Führungskraft zählt es zu Ihren Aufgaben, die Leistung Ihrer Mitarbeiter einzuschätzen und konstruktiv in die richtige Richtung zu lenken. Gibt es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter, die häufig krank sind, schon mal ein Projekt verpatzt oder für negative Kundenbewertungen gesorgt haben? Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein kritisches Feedback-Gespräch zu führen, wenn Sie sich eine bessere Performance wünschen. Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, sollten Sie stets zuerst das Gespräch suchen und dem Mitarbeiter Raum für Verbesserungen geben. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie hier.

Die natürliche Scheu vor dem Feedback-Gespräch

Vom Chef zum Feedback-Gespräch gebeten zu werden, ist für die meisten eine ausgesprochen unangenehme Situation. Allein die Ankündigung kann heftige Stressreaktionen auslösen. Häufig wird eine Einladung als erhebliche Unzufriedenheit des Vorgesetzten interpretiert und die Kündigung befürchtet. Auch wenn das möglich ist: Spielen Sie nicht mit diesen Ängsten. Angestellte nehmen ihren Arbeitsplatz verständlicherweise als elementaren Bestandteil ihres Lebens wahr. Gedanken an Arbeitslosigkeit bringen selbst gefestigte Persönlichkeiten aus der Ruhe und steigern keinesfalls die Arbeitsmotivation.

Auch Vorgesetzte können eine Abneigung gegen schwierige Mitarbeiter-Gespräche entwickeln. Vielleicht befürchten sie, hinterher weniger beliebt zu sein oder selbst Adressat von Kritik werden. Innerhalb der oberflächlichen Bekanntschaft zwischen Vorgesetztem und Arbeitnehmer ist oft unklar, wie der Mitarbeiter auf Kritik reagiert. Möglicherweise hat er noch keine Ahnung, dass er etwas falsch gemacht hat. Doch trotz gewisser Unannehmlichkeiten haben Sie keine andere Wahl, als sich der Herausforderung zu stellen.

Gehen Sie nicht vom Schlimmsten aus – aber bereiten Sie sich vor

Es ist unmöglich zu sagen, wie jemand auf Kritik reagiert. Neben Wut- oder Abwehrreaktionen könnten auch Tränen fließen. Das kann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter davon ausgeht, dass er seinen Job verliert. Doch berechtigte Kritik muss geäußert werden, ansonsten können Firmen – und Ihre Position als Führungskraft – ernsthaften Schaden erleiden. Sicherlich ist ein gewisses Maß an Vorsicht vor einem solchen Gespräch sinnvoll. Doch viele Arbeitnehmer sind in der Lage, souverän und selbstbewusst mit der Situation umzugehen. Letztere sind oft sogar dankbar über Verbesserungsvorschläge. Sie sollten sich bewusst sein, dass es letztlich auch an Ihnen liegt, ob Ihr Gegenüber konstruktiv reagiert.

Warum Chef und Mitarbeiter vom Feedback-Gespräch profitieren

Gespräche zwischen Chef und Mitarbeiter verfolgen ein ganz bestimmtes Ziel: Einerseits sollen Probleme angesprochen, andererseits Lösungsmöglichkeiten diskutiert werden. Wenn der Arbeitnehmer anschließend weiß, was er an seinem Arbeitsverhalten ändern muss, er mit guten Begründungen motiviert wurde und sich noch immer respektiert fühlt, haben Sie alles richtig gemacht. Von Feedback können übrigens beide Seiten profitieren.

Mitarbeiter benötigen das Feedback ihrer Vorgesetzten, damit sie wissen, wo sie im Unternehmen stehen und ob sie etwas ändern müssen. Ohne Rückmeldung verfällt jeder Arbeitnehmer in Spekulationen. Kam es in der Vergangenheit zu einem Fehler, sind sie sich höchstwahrscheinlich darüber bewusst. Auch in diesem Fall muss es eine direkte Kommunikation geben, damit Sie zeigen, dass Ihnen die Performance Ihrer Mitarbeiter wichtig ist.

Als Vorgesetzter erhalten Sie durch Feedback-Gespräche ein nützliches Instrument, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter konstruktiv lenken. Daneben besteht für Sie die Möglichkeit, im persönlichen Gespräch Konflikte aufzudecken, zu lösen oder sich über Missstände im Unternehmen zu informieren. So erfahren Sie mehr über Vorgänge, die Ihnen sonst verschlossen blieben.

Zeit und Ort für das Gespräch

Feedback-Gespräche führen Sie stets unter vier Augen, damit sie konstruktiv ausfallen. Bedenken Sie, dass das Gespräch allein aufgrund des Anlasses für den Mitarbeiter unangenehm ist. Vor Kollegen oder Kunden kritisiert zu werden, stellt für viele Menschen eine schmerzhafte Demütigung dar, die durchaus Folgen für Sie haben kann. Als wenig konstruktiv erweisen sich auch telefonische Kritik-Gespräche oder E-Mail-Benachrichtigungen. So unterstreichen Sie nur die Distanz und werden unter Umständen nicht ernst genommen. Da Sie nicht auf Gestik und Mimik reagieren können, übersehen Sie möglicherweise wichtige Signale. Des Weiteren ist es ein wichtiges Zeichen der Wertschätzung.

Der geeignete Ort für das Gespräch ist Ihr persönliches Büro. Manche Führungskräfte sehen allerdings davon ab, weil die eigenen Räumlichkeiten zu einschüchternd wirken. Das ist dann sinnvoll, wenn Angestellte nur selten oder nie Ihr Büro betreten. Neben den Sorgen, die sich Mitarbeiter durch die außergewöhnliche Situation machen, könnte es Gerede unter den Kollegen geben, was das Betriebsklima vergiftet und daher nicht konstruktiv ist. Gute Alternativen sind Meeting-Räume, ein Park/Garten oder das Mitarbeiterbüro. Völlig ungeeignet sind übrigens Pausenräume, da diese allein der Erholung dienen sollten.

Das Gespräch: Tipps für den Ablauf

Ein kritisches Feedbackgespräch sollte von Ihnen konstruktiv und zielgerichtet vorbereitet werden. Schaffen Sie – das Gesprächsthema ist ernst genug – eine möglichst angenehme Atmosphäre. Sorgen Sie für ausreichend Licht, frische Luft, angenehme Temperaturen und Getränke. Begrüßen Sie den Mitarbeiter mit Namen und Handschlag. Eröffnen Sie das Gespräch und nennen Sie den Grund für das Gespräch. Bleiben Sie dabei immer konstruktiv. Umso klarer Sie Grund und Anlass benennen, desto besser. Dennoch sollten Sie davon Abstand nehmen, darauf „herumzukauen“, auch wenn Sie sehr verärgert sind. Denn der Mitarbeiter kann die Vergangenheit nicht mehr beeinflussen. Lassen Sie Mitarbeiter seine Sicht schildern und hören Sie sich seine Ausführungen vollständig an. Anschließend klären Sie deutlich Ihre Sicht der Dinge.

Legen Sie dabei den Fokus auf das, was der Mitarbeiter in Zukunft konstruktiv verbessern kann, nicht darauf, was in der Vergangenheit schlecht lief. Stellen Sie klar dar, was Sie in Zukunft an Änderungen erwarten und gehen Sie auch auf die Konsequenzen ein, falls sich nichts ändert. Zeigen Sie dem Mitarbeiter wie wichtig Ihnen eine konstruktive Zusammenarbeit in Zukunft ist, indem Sie gemeinsam vereinbarte Verbesserungen schriftlich festhalten und ihm nach dem Gespräch zur Verfügung stellen.

Zusammenfassung

Klären Sie Ursachen für das Gespräch und ermitteln Sie, was Sie in Zukunft erwarten.

Legen Sie einen Termin fest, sodass der Mitarbeiter sich ebenfalls vorbereiten kann.

Finden Sie einen angemessenen Besprechungsort.

Kommunizieren Sie im Gespräch Gründe und Änderungswünsche deutlich.

Verdeutlichen Sie Konsequenzen.

Lassen Sie Ihre eigenen Emotionen beiseite.

Gehen Sie konstruktiv mit Emotionen Ihres Gegenübers um und zeigen Sie sich verständnisvoll.

Spielen Sie nicht mit Ängsten.

Lassen Sie Raum für Stellungnahmen und eigenes Feedback.

Halten Sie gemeinsam verabredete Verbesserungen schriftlich fest.