Protokoll schreiben – so geht es richtig

Das Wichtigste schriftlich festhalten.

Protokoll schreiben ist ein unbeliebter Job. Aber notwendig, um getroffene Vereinbarungen zu dokumentieren und nachprüfbar festzuhalten. Und: Wenn Sie – oder Ihr Protokollant – die richtige Vorgehensweise beherrschen, ist die Protokollführung weit weniger anstrengend, als gemeinhin angenommen wird. Welche Arten von Protokollen es gibt, welche Vorbereitungen Sie treffen sollten, welche Inhalte ein Protokoll hat und wie die Nachbereitung funktioniert – das erfahren Sie hier!

Welche Arten von Protokollen gibt es?

Der Inhalt eines Protokolls orientiert sich daran, was protokolliert werden soll. Dabei kann es sich um ein Meeting, ein Gespräch, um eine Sitzung, um einen Vortrag oder um jede andere Art der Zusammenkunft handeln. Abgestimmt auf das, was protokolliert werden soll, werden verschiedene Arten von Protokollen unterschieden, das Wortprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll beziehungsweise Beschlussprotokoll.

Das Wortprotokoll

Bei einem Wortprotokoll stehen die Aussagen der Teilnehmer im Mittelpunkt. Der Zweck eines Wortprotokolls ist darauf gerichtet, dass der Verlauf einer Sitzung zu einem späteren Zeitpunkt anhand der Äußerungen der Teilnehmer nachvollzogen werden kann. Dabei kann es auf jedes Wort ankommen. Deshalb erfordert ein Wortprotokoll eine hohe Konzentrationsfähigkeit. Glücklicherweise sind Wortprotokolle in Unternehmen sehr selten.

Das Verlaufsprotokoll

Mit einem Verlaufsprotokoll zeichnen Sie den Verlauf eines Meetings nach, wobei es auf die Kernaussagen in kontrovers geführten Debatten oder Sitzungen ankommt. Ein Verlaufsprotokoll wird deshalb häufig in Gesprächen eingesetzt, in denen gegensätzliche Argumente ausgetauscht und Einwände vorgetragen werden.

Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll

Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll ist die Protokollart, die am häufigsten vorkommt. Darin werden Ergebnisse von Beschlüssen oder Diskussionen festgehalten. Der Zweck eines Ergebnisprotokolls ist, dass alle wichtigen Informationen übersichtlich im Protokoll zusammengestellt werden.

Ihre Aufgaben als Protokollführer/in vor und nach dem Meeting

Wenn es an Ihnen liegt, das Protokoll zu schreiben, ist es sinnvoll, vor einer Besprechung oder Sitzung bestimmte Vorarbeiten zu leisten. Dazu gehört, dass Sie die Themen, die im Meeting zur Sprache kommen, kennen. Lesen Sie sich dazu die einzelnen Tagesordnungspunkte durch und prüfen Sie, ob Sie mit den Inhalten vertraut sind. Sind Ihnen Themen nicht vertraut, besorgen Sie sich vorab Informationen beim Leiter des Meetings oder über das Internet. Notieren Sie sich vor dem Meeting die wichtigsten Schlagworte zu den einzelnen Tagesordnungspunkten.

Falls Ihr Unternehmen keine hat, entwerfen Sie eine Protokollvorlage, die es Ihnen leichter macht, die Inhalte oder Ergebnisse der Sitzung zu protokollieren und die Ihnen jederzeit den Einstieg ermöglicht, sofern Sie den Faden verloren haben. In der Protokollvorlage sind die Namen der Beteiligten, denen Sie jeweils ein Kürzel zuordnen, notiert sowie Ort, Datum und Uhrzeit des Meetings, das Thema, gegebenenfalls die Zielsetzung sowie der Name des Sitzungsleiters. Tragen Sie in die Vorlage die Tagesordnungspunkte ein, und bereiten Sie für jeden Tagesordnungspunkt ein separates Blatt vor. Kennzeichnen Sie die Teilnehmer, an die später das Protokoll verschickt werden soll.

Ist das Protokoll fertiggestellt, holen Sie vor der Versendung bei den Verantwortlichen die notwendigen Freigaben ein. Das fertige Protokoll sollte alle im Verteiler aufgeführten Personen innerhalb von drei Tagen möglichst zur gleichen Zeit erreichen. Sind alle Vorgänge abgewickelt, speichern Sie das Protokoll bei den Sitzungsunterlagen oder in einem dafür vorgesehen Ordner ab und heften es gegebenenfalls in Ihren Unterlagen ab.

Das Protokoll zeitnah schreiben

Oftmals findet bei einem Meeting eine Anwesenheitskontrolle statt. Dementsprechend vermerken Sie hinter jedem Namen, ob die betreffende Person anwesend ist oder fehlt. Werden die einzelnen Tagesordnungspunkte diskutiert, notieren Sie die jeweiligen Inhalte auf dem eigens dafür vorgesehenen Blatt Papier. Machen Sie sich stichpunktartige Notizen, die Sie auch hinterher noch entziffern und verstehen. Sollten Sie wichtige Inhalte nicht verstanden haben, fragen Sie spätestens nach Abschluss der Sitzung nach. Finden Abstimmungen statt oder werden Entscheidungen getroffen, vermerken Sie die Abstimmungsergebnisse. Da die Erinnerung noch frisch ist, sollten Sie das Protokoll direkt im Anschluss an das Meeting ausformulieren.

Die Anforderungen an ein gutes Protokoll

Es gibt bestimmte Anforderungen, die ein Protokoll erfüllen sollte: Die Inhalte müssen wahrheitsgemäß wiedergegeben werden, es muss vollständig sowie klar und verständlich formuliert sein.

Protokollieren Sie nur das, was tatsächlich gesagt und beschlossen wurde. Was selbstverständlich klingt, wird nicht immer eingehalten. Das kann auch daran liegen, dass Sie aufgrund einer turbulenten Sitzung den Überblick verloren haben und deshalb wichtige Punkte vergessen. Es kann aber auch passieren, dass Sie inhaltlich nicht folgen können und deshalb ihre eigenen Gedanken zu Papier bringen, die nicht mit den Inhalten des Meetings übereinstimmen. Markieren Sie diese Stellen und fragen Sie anschließend bei Ihrem Ansprechpartner und Teilnehmer im Unternehmen nach, ob Sie den Inhalt richtig verstanden haben. Diese Schwierigkeiten verdeutlichen, warum eine gute Vorbereitung notwendig und wichtig ist. Das gilt umso mehr, je schwieriger die auf dem Meeting besprochenen Sachverhalte sind.

In einem Protokoll sollte es Ihnen gelingen, alle wichtigen Inhalte schriftlich festzuhalten. Nicht immer werden Sie während einer Sitzung in der Lage sein, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Dann schreiben Sie lieber ausführlicher mit und entscheiden erst beim Ausformulieren des Protokolls, welche Inhalte tatsächlich relevant sind. Markieren Sie die Stellen, an denen Sie Zweifel haben, sofort.

Formulieren Sie das Protokoll in einer unmissverständlichen und klaren Sprache. Schreiben Sie kurze und prägnante Sätze und vermeiden Sie Schachtelsätze. Strukturieren Sie den Aufbau, indem Sie zum Beispiel bei konträren Meinungen die jeweiligen Thesen der Befürworter und Gegner festhalten. Ansonsten folgt das Protokoll inhaltlich dem Verlauf des Meetings.

Lesen Sie sich das Protokoll nach Fertigstellung noch einmal sorgfältig durch und lassen Sie es gegebenenfalls von einer dritten, Ihnen vertrauten Person gegenlesen, bevor Sie es zur Freigabe vorlegen. Natürlich ist es auch möglich, dass Sie auf den Papierkram verzichten und mit einem digitalen Endgerät, zum Beispiel einem Notebook oder Tablet, das Protokoll schreiben, sofern das erlaubt und möglich ist. Die Vorgehensweise bleibt dieselbe.